Von Diplomatic Council Mitglied Harald Müller, Geschäftsführer Bonner Wirtschafts-Akademie (BWA)

Die Optimierung des Staatsapparates stellt die wichtigste Herausforderung für die Zukunft Deutschlands dar. Ein optimierter Staat stellt die „Mutter aller Lösungen“ für die weitere wirtschaft­liche Prosperität, den Wohlstand des Landes und die Stärke Deutschlands in Europa und im inter­nationalen Kontext dar.

Deutschland verfügt zwar über einen leistungsfähigen, aber eben auch sehr schwerfälligen Staat. In Jahrzehnten guter Absichten ist ein Geflecht aus Gesetzen, Zuständigkeiten, Vorschriften und Verfahren entstanden, das heute Verwaltung, Wirtschaft und Bürger gleichermaßen belastet. Das aktuelle Förderprogramm für E‑Autos ist ein geradezu typisches Beispiel für einen Schritt in die falsche Richtung: Wieder einmal geht es um Verkomplizierung statt Vereinfachung. Eine exemplarische Schätzung: Bei 800.000 Förderungen über die nächsten vier Jahre entsteht in etwa  ein Aufwand von rund 300 Bürokratiejahren allein bei den Antrag­stellern. Hinzu kommen selbst bei starker Automatisierung durch Online-Verfahren ein Aufwand von mindestens 100 Bearbeitungsjahren auf Behördenseite etwa durch Plausibilitätschecks, Stich­proben und Betrugsprävention. Das ist ein unrühmliches Beispiel für eine weit verbreitete kleinteilige Ausdifferenzierung von Förder- und Berichtssystemen, die derart hohe Transaktionskosten erzeugt, dass diese den möglichen Nutzen – in diesem Fall die Verbesserung des Weltklimas – bei weitem übersteigen.

Deutschland hat kein Erkenntnis-, sondern ein Umsetzungsproblem

Wir wissen das, und tun es aus politischem Opportunismus trotzdem, denn Deutschland hat kein Erkenntnis-, sondern ein Umsetzungsproblem. Dabei ist die Belastung durch Bürokratie längst quantifizierbar. Der Nationale Normenkontrollrat beziffert die Bürokratiekosten auf rund 64 bis 65 Milliarden Euro pro Jahr. Das ifo Institut schätzt die entgangene Wirtschaftsleistung durch Bürokratie auf 146 Milliarden Euro jährlich. Das entspricht etwa 29 Prozent des Bundeshaushalts 2025. Für die Wirtschaft ist das keine abstrakte Größe, sondern bedeutet gebundene Arbeitszeit, verzögerte Investitionen und eine sinkende Effizienz, Geschwindigkeit und Leistungsfähigkeit.

Wir brauchen dringend eine grundlegende Staatsoptimierung. Dazu gehören die Entschlackung der Aufgaben, der Abbau von Bürokratie, die Bündelung von Kompetenzen, eine konsequente Digitalisierung und ein intelligenter Einsatz von Künstlicher Intelligenz.

Schrittweise Vorgehen in Richtung Vereinfachung

Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme staatlicher Aufgaben. Bund, Länder und Kommunen erledigen heute zahllose Tätigkeiten, die historisch gewachsen seien, aber längst nicht mehr zwingend in staatlicher Hand liegen müssen. Förderprogramme mit minimaler Wirkung, kleinteilige Berichtspflichten oder doppelte Prüfstrukturen binden Personal und Ressourcen ohne erkennbaren Mehrwert Eine moderne Aufgabenanalyse muss daher systematisch fragen: Welche Leistungen sind wirklich notwendig? Wo können Aufgaben zusammengelegt, vereinfacht oder ganz entfallen? Ein schlankerer Staat bedeutet nicht weniger Gemeinwohl, sondern mehr Konzentration auf das Wesentliche.

Ein zweiter Hebel ist der konsequente Abbau bürokratischer Überregulierung. Deutschland ist ein Land der Detailvorschriften. Für nahezu jeden Vorgang existieren Formulare, Nachweise und Verfahrensschritte. Diese Regelungsdichte schafft Sicherheit, produziert aber auch enorme Transaktionskosten. Unternehmen verlieren Zeit in Genehmigungs­verfahren, Kommunen versinken in Dokumentationspflichten, Bürger verzweifeln an Anträgen. Eine wirksame  Bürokratiebremse muss daher mit messbaren Zielen arbeiten. Jede neue staatliche Aufgabe oder Regel braucht einen Wirksamkeitsnachweis und eine Sunset-Klausel, also ein Verfallsdatum. Wenn der Effekt nicht messbar ist, fällt die Aufgabe weg oder wird in eine schlankere Standardleistung überführt. Der jüngste Vorstoß aus der Politik zur automatischen Behördengenehmigung nach drei Monaten in bestimmten Bereichen ist ein richtiger Schritt hin zur Staatsoptimierung.

Auch die in letzter Zeit aufgekommene Infragestellung der föderalen Aufgabenverteilung über 16 Bundesländer hinweg zeigt Auswege aus der Überbürokratisierung. Viele Verfahren laufen parallel oder überlappend auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene, obwohl eine zentrale Bearbeitung deutlich effizienter wäre. Digitale Register, Steuerverwaltung, Förderprogramme oder Bauverfahren können bundesweit einheitlich organisiert werden, statt 16-fach unterschiedlich. Die Bündelung von Kompetenzen und die Vereinheit­lichung von Standards würden die Kosten senken und die Geschwindigkeit erhöhen. Föderalismus darf Ineffizienz nicht zementieren. Wir brauchen beispielsweise keine 16 verschiedenen Bauverordnungen, keine 16 unterschiedlichen Vergaberegeln, keine 16 eigenen Datenschutzinterpretationen, keine 16 voneinander abweichenden Schul- und Prüfungsordnungen, keine 16 parallelen Förderbürokratien und auch keine 16 getrennten IT-Lösungen für identische Verwaltungsaufgaben.

„Ich traue Karsten Wildberger zu, dass er Digitaldeutschland voranbringt“

Der entscheidende Schlüssel zur Staatsmodernisierung liegt in der Digitalisierung. Noch immer basieren zu viele Verwaltungsprozesse auf Papier, Unterschriften und persönlicher Vorsprache. Ein moderner Staat muss nach dem Prinzip „digital by default“ arbeiten: Daten werden einmal erfasst und mehrfach genutzt, Anträge können vollständig online gestellt werden, Entscheidungen erfolgen automatisiert, wo immer möglich.

Ausdrücklich gelobt sei das Vorgehen von Digitalminister Karsten Wildberger: Die föderale Modernisierungsagenda mit über 200 Maßnahmen und der sogenannte Deutschland-Stack als nationale, souveräne IT-Basisplattform für öffentliche Digitalprojekte können Säulen eines künftigen Digitaldeutschlands werden, wenn sie gelingen. Das Ende letzten Jahres eingeführte Vetorecht des Digitalministeriums bei großen IT-Projekten innerhalb der Bundesverwaltung, um Doppelgleisigkeiten, ineffiziente Systeme und unnötige Ausgaben zu vermeiden, ist ebenfalls ein Meilenstein.

Ich traue Karsten Wildberger zu, dass er Deutschland bei der Digitalisierung über den Erkenntnisstand hinausgehend in die Umsetzungsrealität bringt. Die Bewährungsprobe stellt der angekündigte sukzessive Rollout digitaler Verwaltungsservices über mehrere Bundesländer hinweg mit dem Ziel der bundesweiten Verfügbarkeit dar. Ein „Sorgenkind“ ist der  weiterhin schleppende Breitbandausbau in der Fläche. Die Zielsetzung der flächen­deckenden Gigabitversorgung bis 2030 ist nicht gerade ambitioniert. Vermutlich sind schon lange vorher die Internetverbindungen per Satellit in den ländlichen Regionen schneller und wirtschaftlicher.

Eine weitere „Problemzone“ ist die viel zu langsame Flächendurchdringung des Online­zugangs­gesetzes (OZG), das Bund und Länder verpflichtet, Verwaltungsleistungen auch digital über Portale anzubieten. Zwar hat der Bund schon Ende 2024 alle 115 priorisierten OZG-Leistungen online bereitgestellt, aber die bundesweite Durchdringung in der Fläche ist das Nadelöhr. Die aktuelle Bitkom-Studie kommt für 2025 auf 579 Verwaltungsleistungen, von denen etwa 60 Prozent digital verfügbar sind, jedoch nur knapp 29  Prozent flächen­deckend angeboten werden. Das ist der klassische Effekt fehlender Bündelung: Lösungen existieren, aber sie werden nicht konsequent skaliert. Staatsoptimierung heißt hier: einmal entwickeln, überall ausrollen.

KI mit klarer roter Linie

Die Digitalversorgung ist lauch deshalb so wichtig, weil sie die Grundlage für den nächsten Schritt darstellt, den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) in der Öffentlichen Verwaltung. KI könnte den Gordischen Knoten der Bürokratie zerschlagen, Routineaufgaben übernehmen, Anträge vorsortieren, Dokumente prüfen, Bescheide vorbereiten und Bürgeranfragen beantworten. In vielen Bereichen ließen sich Bearbeitungszeiten ohne Qualitäts­einbußen drastisch verkürzen. Zudem könnte KI eingesetzt werden, um die Auswirkungen neuer Regelungen zu simulieren und wider­sprüchliche Normen frühzeitig zu erkennen.

Derzeit enthalten schätzungsweise etwa 12 bis 15 Prozent aller öffentlichen IT-Ausschreibungen in Deutschland explizite KI-Anforderungen. Dabei ist wohl die KI-Durchdringung bei Bundesbehörden am höchsten (15 bis 20 Prozent) und bei den Kommunen am niedrigsten (5 bis 8 Prozent); die Länder liegen geschätzt dazwischen bei 10 bis 12 Prozent. In allen Fällen ist es wichtig, dabei eine glasklare rote Linie zu ziehen: KI unterstützt Entscheidungen, ersetzt aber nicht die menschliche Verantwortung.

Mut und Führung

Eine umfassende Staatsoptimierung erfordert Mut und Führung. Sie bedeutet, liebgewonnene Strukturen in Frage zu stellen, Kompetenzen neu zu ordnen und Prozesse radikal zu vereinfachen. Widerstand ist vorprogrammiert. Doch die Alternative ist ein weiterhin wachsender Verwaltungsapparat, der Innovation bremst, Produktivität hemmt, Effizienz lähmt und Wohlstand kostet. Bei Unternehmen wissen wir, dass eine solche Entwicklung am Ende zur Insolvenz führt. Wir wollen sicherlich nicht ausprobieren, wie lange es dauert, bis eine immer weiter wuchernde Bürokratie die Wirtschaft derart lähmt, dass es zu einem vergleichbaren Ende kommt.

Staatsoptimierung beginnt mit Aufgaben-Disziplin. Das Ziel ist kein Minimalstaat, sondern ein leistungsfähiger Staat: weniger Bürokratie, klarere Aufgaben, digitale Verfahren und intelligente Technologien. Ein Staat, der Bürgern dient, statt sie zu verwalten – und der Unternehmen ermöglicht, sich auf Wertschöpfung statt auf Formulare zu konzentrieren. Staats­optimierung ist daher keine technokratische Reform, sondern eine zentrale Zukunftsfrage für Deutschlands wirtschaftliche und damit auch geopolitische Stärke.